Alur Pengadaan Barang

ALUR SISTEM PEMBELIAN DI PT EFRATA RETAILINDO

Dalam suatu perusahaan besar yang sudah mempunyai supplier dan telah memiliki SOP ( Standard Operational Procedure), biasanya dalam pengadaan barang sering kali mengadakan permintaan dan penawaran harga terhadap barang yang akan dibutuhkan, adapun alur transaksi pembelian dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi.

Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara :

a. Intuitif

Cara ini dilakukan dengan memikirkan dan menerka-nerka barang atau jasa apa yang dibutuhkan oleh pelanggan berdasarkan pengalaman.

b. Penelitian pasar

Kita dapat meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak dengan cara meneliti langsung kepada masyarakat umum.

2. Melakukan survei pasar.

3. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan.

4. Memutuskan supplier yang benar.

5. Membuat daftar baarang yang akan dibeli.

6. Mengirimkan form pesanan kepada perusahaan dengan penawaran yang baik.

7. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier.

8. Menerima barang sesuai dengan pesanan.

9. Membayar jumlah trransaksi yang sudah disepakati sebelumnya.

Formulir- formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai berikut:

1. Surat permintaan pembelian

Surat ini diisi oleh bagian yang memerlukan permintaan pembelian berisi antara lain:

Ø Nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta, kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima.

2. Surat permintaan penawaran harga

Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang yang diminta dalam surat permintaan pembelian belum ada pada daftar langganan. Surat ini berisi antar lain mengenai:

Ø Nama, jenis, tipe, kuaitas dan kuantitas barang yang diminta, tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta, permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon pemasok.

3. Surat order pembelian ( Purchase Order / PO)

Formulir ini diissi oleh bagian pembelian. Berisi keterangan mengenai:

Ø Nama dan alamat pemasok, nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta, tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta, syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.

4. Laporan penerimaan barang

Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima diperiksa. Berisi keterangan mengenai:

Ø Tanggal penerimaan barang, nomor order pembelian yang bersangkutan , nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima, catatan hasil pemeriksaan barang.

5. Bukti pengeluaran kas

Formulir ini diisi bagian accounting .

Alur sistem pengadaan barang:

Perihal : Permohonan Disposisi

Kepada Yth, :

Ibu Michelle Tjokrosaputro

Direktur utama

PT.efrata Retailindo

Di Sukoharjo

Dengan Hormat

Mohon Disposisi Pembelian Mesin Untuk PT.Efrata Retailindo dengan Perincian Mesin Sbb:

NO	JENIS MESIN	TOTAL	HARGA SATUAN	TOTAL
1	Mesin Over Deck Corong ( Juki MF 7525 C11 )	2	$ 1,150.00	$ 2,300.00
2	Mesin Single Nedle ( Juki DLN 5410 N )	5	$ 1,350.00	$ 6,750.00
3	Obras Benang 3 ( Juki MO 6504 S )	3	$ 600.00	$ 1,800.00
4	Obras Benang 5 ( Juki MO 6516 S )	4	$ 645.00	$ 2,580.00
5	Mesin Lubang Kancing otomatis ( Juki LBH 1790 S )	1	$ 4,900.00	$ 4,900.00
6	Mesin Pasang Kancing Otomatis ( Juki )	1	$ 3,950.00	$ 3,950.00
7	Mesin bartact ( Juki LK 1900 A )	1	$ 2,850.00	$ 2,850.00
	TOTAL	17		$ 25,130.00