ALUR SISTEM
PEMBELIAN DI PT EFRATA RETAILINDO
Dalam suatu perusahaan besar yang sudah mempunyai
supplier dan telah memiliki SOP ( Standard Operational Procedure), biasanya
dalam pengadaan barang sering kali mengadakan permintaan dan penawaran harga terhadap
barang yang akan dibutuhkan, adapun alur transaksi pembelian dapat digambarkan
sebagai berikut:
1.
Proses pembelian
dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi.
Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara :
a.
Intuitif
Cara
ini dilakukan dengan memikirkan dan menerka-nerka barang atau jasa apa yang dibutuhkan
oleh pelanggan berdasarkan pengalaman.
b.
Penelitian pasar
Kita
dapat meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak dengan cara
meneliti langsung kepada masyarakat umum.
2.
Melakukan survei
pasar.
3.
Menerima penawaran
dari berbagai perusahaan.
4.
Memutuskan supplier
yang benar.
5.
Membuat daftar
baarang yang akan dibeli.
6.
Mengirimkan form
pesanan kepada perusahaan dengan penawaran yang baik.
7.
Membuat dan
menandatangani surat perjanjian dengan supplier.
8.
Menerima
barang sesuai dengan pesanan.
9.
Membayar jumlah
trransaksi yang sudah disepakati sebelumnya.
Formulir- formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai berikut:
1.
Surat permintaan
pembelian
Surat ini diisi oleh bagian yang memerlukan permintaan pembelian
berisi antara lain:
Ø Nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang
diminta, kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima.
2.
Surat permintaan
penawaran harga
Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang
yang diminta dalam surat permintaan pembelian belum ada pada daftar langganan.
Surat ini berisi antar lain mengenai:
Ø Nama, jenis, tipe, kuaitas dan kuantitas barang yang
diminta, tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta, permintaan
informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh
calon pemasok.
3.
Surat order
pembelian ( Purchase Order / PO)
Formulir ini diissi oleh bagian pembelian. Berisi
keterangan mengenai:
Ø Nama dan alamat pemasok, nama, jenis, tipe, kuantitas dan
kualitas barang yang diminta, tanggal paling lambat penerimaan barang yang
diminta, syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.
4.
Laporan penerimaan
barang
Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah
barang yang diterima diperiksa. Berisi keterangan mengenai:
Ø Tanggal penerimaan barang, nomor order pembelian yang
bersangkutan , nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima,
catatan hasil pemeriksaan barang.
5.
Bukti pengeluaran
kas
Formulir ini diisi bagian accounting .
Alur sistem pengadaan barang:
Perihal
: Permohonan Disposisi
Kepada
Yth, :
Ibu Michelle Tjokrosaputro
Direktur utama
PT.efrata Retailindo
Di Sukoharjo
Dengan
Hormat
Mohon
Disposisi Pembelian Mesin Untuk PT.Efrata Retailindo dengan Perincian Mesin Sbb:
NO
|
JENIS MESIN
|
TOTAL
|
HARGA SATUAN
|
TOTAL
|
1
|
Mesin Over Deck
Corong ( Juki MF 7525 C11 )
|
2
|
$
1,150.00
|
$ 2,300.00
|
2
|
Mesin Single
Nedle ( Juki DLN 5410 N )
|
5
|
$
1,350.00
|
$ 6,750.00
|
3
|
Obras Benang 3 (
Juki MO 6504 S )
|
3
|
$
600.00
|
$ 1,800.00
|
4
|
Obras Benang 5 (
Juki MO 6516 S )
|
4
|
$ 645.00
|
$ 2,580.00
|
5
|
Mesin Lubang
Kancing otomatis ( Juki LBH 1790 S )
|
1
|
$ 4,900.00
|
$ 4,900.00
|
6
|
Mesin Pasang
Kancing Otomatis ( Juki )
|
1
|
$
3,950.00
|
$ 3,950.00
|
7
|
Mesin bartact (
Juki LK 1900 A )
|
1
|
$
2,850.00
|
$ 2,850.00
|
TOTAL
|
17
|
$ 25,130.00
|
Terbilang : “Duapuluh limaribu seratus
tigapuluh dolar”
Demikian permohonan kami,atas perhatian dan
kebijaksanaanya kami ucapkan banyak terimakasih
Sukoharjo,18
juni 2013
Mengetahui, Hormat
kami,
( ) ( ) ( ) ( )
Dir.Prod
Garment General Manager kepala Produksi Engineering
Menyetujui, Mengetahui,
( ) ( )
( )
Direktur Utama PT.Efrata Wa.Direktur
Utama PT Efrata
Pembelian
